Automatische Nachrichten Airbnb und Booking: Was Sie automatisieren sollten

Welche Nachrichten an Gäste Sie automatisch versenden sollten und welche Sie persönlich schreiben. Checkliste für Unterkunftsbesitzer.

Was sind automatische Nachrichten Airbnb und wofür braucht man sie

Automatische Nachrichten Airbnb und Booking sind Mitteilungen, die ohne Ihr Zutun oder das eines Managers automatisch versendet werden. Sie werden durch Auslöser aktiviert: Der Gast schreibt in den Chat, bucht ein Zimmer, oder das Check-in- oder Check-out-Datum rückt näher.

Automatische Nachrichten lösen zwei Probleme. Erstens: Der Gast erhält sofort eine Antwort, auch wenn Sie schlafen oder beschäftigt sind. Zweitens: Sie vergessen nicht, eine wichtige Nachricht zu versenden. Doch Automatisierung funktioniert nur, wenn Sie die richtigen Szenarien auswählen.

Welche Nachrichten Sie definitiv automatisieren sollten

Diese Nachrichten sind für alle Gäste gleich und erfordern keine persönlichen Informationen.

Buchungsbestätigung unmittelbar nach der Zahlung. Bei Airbnb und Booking passiert dies oft automatisch, aber Sie können Ihre eigene Nachricht hinzufügen. Schreiben Sie einen Dank, nennen Sie das Check-in-Datum, die Check-in-Zeit, die Adresse mit Orientierungspunkten. Beispiel: "Danke für Ihre Buchung vom 15.-18. April. Check-in ab 14:00 Uhr, Check-out bis 11:00 Uhr. Adresse: Pushkinstraße 25, Gebäude 2, Eingang vom Hof. Schlüssel erhalten Sie von der Rezeption."

Erinnerung 7 Tage vor Anreise. Bestätigen Sie, dass der Gast noch anreisen möchte. Fügen Sie Informationen zur Zahlungsweise hinzu (falls noch etwas aussteht), wie man die Schlüssel erhält und welche Nummer man im Notfall anrufen kann.

Erinnerung 1 Tag vor Anreise. Klären Sie die Ankunftszeit, bieten Sie Hilfe beim Transfer an und erinnern Sie an die Check-in-Regeln.

Automatische Antwort auf eingehende Chatnachrichten. Falls Sie nicht innerhalb einer Stunde antworten können, senden Sie eine automatische Nachricht: "Danke für Ihre Frage. Ich antworte innerhalb von 2 Stunden" oder "Ich bin von 10 bis 18 Uhr im Büro. Bei Dringlichkeit rufen Sie bitte an...". Bei Airbnb verbessert dies Ihre Zuverlässigkeitsbewertung.

Check-in-Anleitung. Wie man die Tür öffnet, wo die Schlüssel sind, wie man das Licht einschaltet, wo sich der Kühlschrank befindet. Versenden Sie diese Nachricht einen Tag vor oder am Morgen der Anreise. Sie können Fotos oder Videos hinzufügen, wenn der Gast neu auf der Plattform ist.

Informationen zu den Hausregeln. Falls die Regeln nicht in die Objektbeschreibung passen, versenden Sie sie in einer separaten Nachricht: Ruhezeiten, Rauchverbot, Haustierregeln, Strafgebühren für Beschädigungen.

Welche Nachrichten Sie nicht automatisieren können

Diese Nachrichten erfordern eine persönliche Antwort, da sie spezifische Informationen enthalten oder die Entscheidung des Gastes beeinflussen.

Antwort auf Fragen zur Verfügbarkeit. Der Gast fragt, ob das Zimmer an bestimmten Daten frei ist. Auch wenn Sie automatisch antworten, dass "das Zimmer möglicherweise verfügbar ist, überprüfen Sie bitte den Kalender", braucht der Gast eine klare Antwort: "Ja, es ist frei" oder "Nein, es ist belegt". Sonst bucht er bei der Konkurrenz.

Antwort auf Fragen zu Preis, Rabatten und Spezialangeboten. Der Gast schreibt: "Ist ein niedrigerer Preis für eine Woche möglich?" Eine automatische Antwort "Danke, wir prüfen das" wird ihn enttäuschen. Besser ist eine persönliche Antwort: "Für eine Woche (5-7 Nächte) gibt es 10% Rabatt, das macht 4500 Rubel pro Nacht".

Lösung von Problemen des Gastes während des Aufenthalts. Wenn sich ein Gast beschwert, dass die Klimaanlage kaputt ist oder es kein warmes Wasser gibt, hilft eine automatische Antwort "Wir kümmern uns darum" nicht. Sie sollten anrufen, vorbeikommen oder einen Techniker schicken. Schreiben Sie eine persönliche Nachricht mit einer genauen Ankunftszeit.

Antwort auf Beschwerde oder Konflikt. Wenn ein Gast mit dem Zimmer, der Sauberkeit oder dem Lärm unzufrieden ist, wird eine automatische Antwort ihn noch mehr verärgern. Nehmen Sie den Hörer in die Hand oder schreiben Sie eine persönliche Nachricht mit einer Entschuldigung und einem Lösungsvorschlag.

Ablehnung einer Buchung. Falls Sie diesen Gast nicht aufnehmen möchten (schlechte Bewertung, verdächtige Daten), lehnen Sie die Buchung mit einer persönlichen Erklärung ab. Eine automatische Antwort wirkt unhöflich und kann Ihrem Ruf schaden.

So richten Sie automatische Nachrichten bei Airbnb ein

Bei Airbnb heißen automatische Nachrichten "Schnelle Antworten" oder "Quick Replies".

• Öffnen Sie die Airbnb-App oder Website und gehen Sie zum Bereich "Nachrichten".
• Klicken Sie auf die drei Punkte (Menü) und wählen Sie "Schnelle Antworten".
• Erstellen Sie eine neue Antwort: Schreiben Sie den Text und wählen Sie, wann er versendet werden soll (automatisch auf eingehende Nachrichten oder manuell).
• Speichern Sie und verwenden Sie. Wenn ein Gast schreibt, können Sie die vorgefertigte Antwort mit einem Klick versenden.

Nutzen Sie auch die integrierten automatischen Nachrichten bei der Buchungsbestätigung. Öffnen Sie die "Einstellungen" der Unterkunft, finden Sie den Bereich "Nachrichten" und schreiben Sie den Text, der automatisch versendet werden soll.

So richten Sie automatische Nachrichten bei Booking ein

Bei Booking funktionieren automatische Nachrichten über den Bereich "Nachrichten".

• Öffnen Sie Booking Manager und gehen Sie zu "Nachrichten" oder "Inbox".
• Finden Sie den Button "Automatische Antwort" oder "Auto-reply".
• Aktivieren Sie die Funktion und schreiben Sie den Text der Nachricht.
• Wählen Sie den Zeitraum, in dem die automatische Antwort aktiv sein soll (zum Beispiel wenn Sie im Urlaub sind).

Bei Booking gibt es auch "Nachrichten bei Buchungsbestätigung". Öffnen Sie die "Einstellungen" der Unterkunft, den Bereich "Buchungsrichtlinien", und fügen Sie den Text hinzu, der dem Gast unmittelbar nach der Zahlung versendet wird.

Beispielplan für automatische Nachrichten im Monat

Tag 0 (Buchung). Automatische Nachricht: Dank, Datum, Check-in-Zeit, Adresse, Kontaktnummer.

Tag 7 vor Anreise. Automatische Nachricht: Bestätigung des Datums, Zahlungsweise, wie man die Schlüssel erhält.

Tag 1 vor Anreise. Persönliche Nachricht: Bestätigung der Ankunftszeit, Angebot von Hilfe.

Anreisetag. Automatische Nachricht: Anleitung zum Öffnen der Tür, Hausregeln, Nummer des Bereitschaftsdienstes.

Abreisetag. Automatische Nachricht: Erinnerung an die Abreisezeit (11:00 Uhr), Bitte, das Zimmer sauber zu hinterlassen, Information zur Rückerstattung der Kaution.

Nach Abreise. Persönliche Nachricht: Dank für den Aufenthalt, Bitte um eine Bewertung, Kontaktinformation für Fragen.

Die Hauptregel

Automatisieren Sie nur Informationsnachrichten, die keine Entscheidung erfordern. Wenn ein Gast auf eine Frage wartet oder ein Problem gelöst werden muss, antworten Sie persönlich. Das dauert 5 Minuten, aber der Gast wird zufrieden sein und eine gute Bewertung hinterlassen.

Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten und keine Zeit für persönliche Antworten haben, nutzen Sie einen Assistenten oder Manager. Oder verwenden Sie einen Service wie Xplai, der Gästen im Chat antwortet und Anfragen als Aufgaben an Sie übermittelt.

Überprüfen Sie Ihre automatischen Nachrichten einmal im Monat: Stimmen die Informationen noch, gibt es Fehler in der Adresse oder Telefonnummer?