Digitale Gästemappe: So wechseln Sie von Papier zum Smartphone
Ersetzen Sie gedruckte Informationsmappen und Menüs durch eine digitale Gästemappe auf dem Handy Ihrer Gäste. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das organisieren und was Sie darin aufnehmen sollten.
Digitale Gästemappe statt Papierinformationen
Eine digitale Gästemappe ersetzt den Stapel Papierblätter im Zimmer: Informationen zum Haus, Hausregeln, Restaurantmenü, Kursplan, Kontakte, Umgebungskarte. Alles ist an einem Ort auf dem Smartphone oder Tablet des Gastes gespeichert. Statt zwischen fünf identischen Mappen nach dem richtigen Blatt zu suchen, öffnet der Gast einfach die App oder den Link.
Das spart Ihnen Druckkosten, macht Informationsaktualisierungen einfacher und reduziert Anfragen an das Personal. Gäste finden benötigte Nummern oder Regeln schneller. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.
Wählen Sie ein Zustellungsformat
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Gästen die digitale Gästemappe zur Verfügung zu stellen.
QR-Code im Zimmer
Drucken Sie einen QR-Code in der Größe 10x10 cm, laminieren Sie ihn und hängen Sie ihn an die Wand, legen Sie ihn auf den Tisch oder befestigen Sie ihn an der Eingangstür. Der Gast scannt ihn mit der Handykamera und gelangt auf die Informationsseite. Das ist die kostengünstigste Variante.
Sie können den Code kostenlos auf Websites wie qr-code-generator.com erstellen. Der Link sollte auf die mobile Version der Seite führen, damit sie auf dem kleinen Bildschirm komfortabel zu öffnen ist.
SMS oder WhatsApp bei der Ankunft
Bei der Gästeregistrierung sendet der Rezeptionist einen Link oder ein Dokument per SMS oder Messenger. Das funktioniert, wenn Sie die Telefonnummer des Gastes im Buchungssystem haben.
Beispiele für Formulierungen für das Personal:
- "Ich sende Ihnen einen Link mit Informationen zum Haus. Dort finden Sie alles: WLAN, Kontakte, Regeln, Menü".
- "Ich sende Ihnen jetzt eine Karte der Umgebung und wichtige Telefonnummern über WhatsApp".
E-Mail bei Buchungsbestätigung
Senden Sie automatisch eine E-Mail mit einem Link zur digitalen Gästemappe zum Zeitpunkt der Buchungsbestätigung. Der Gast erhält die Informationen noch vor der Ankunft.
App oder Gästeportal
Wenn Sie bereits eine eigene App oder ein Gästeportal auf Ihrer Website haben, fügen Sie einen Informationsbereich hinzu. Das ist praktisch für Stammgäste.
Was gehört in die digitale Gästemappe
Strukturieren Sie die Informationen so, dass der Gast schnell findet, was er braucht.
Grundlegende Hausinfos
- An- und Abreisezeiten
- Hausregeln (Rauchen, Haustiere, Lärmregelungen)
- Verfahren für zusätzliche Gebühren
- Wie man Hilfe anfordert (Ruftaste, Rezeptionsnummer)
- Sicherheitsregeln (Notausgänge, Feuerlöscher)
Kontakte
- Rezeptionsnummer
- Verwaltungsnummer
- Kundenservice (notieren Sie, wenn 24/7 verfügbar)
- Kontakte für Lieferdienste, Taxi, Notfalldienste
Zimmerinformationen
- WLAN-Passwort
- Bedienung von Klimaanlage, Fernseher, Safe
- Wo Sie Haartrockner, Bügeleisen, Kissen, Decke finden
- Telefonnummer im Zimmer und wie man anruft
Leistungen und Ausstattung
- Frühstücks- und Abendessenszeiten, Essenslieferung
- Restaurantmenü oder Café im PDF- oder Fotoformat
- Preisliste zusätzlicher Leistungen (Transfer, Führung, Wäscheservice)
- Wo das Auto des Gastes geparkt ist (wenn Sie parken)
Informationen zur Umgebung
- Karte der Gegend mit markierten Geschäften, Apotheken, Restaurants
- Reisetipps zu Sehenswürdigkeiten
- Fahrpläne für Busse oder andere Verkehrsmittel
- Tipps zum Einkaufen von Lebensmitteln und Souvenirs
Für Schulen und Trainingseinrichtungen
Fügen Sie Stundenplan, Verhaltensregeln am Wasser oder Hang, Liste erforderlicher Ausrüstung, Kartenmaterial mit Routen und Kontakte des Instruktors hinzu.
Formate und Tools
PDF-Datei
Die einfachste Variante. Sie erstellen ein Dokument in Word oder Google Docs, exportieren es als PDF und laden es auf einen Server. Der Gast kann es herunterladen oder im Browser öffnen. Nachteil: Schwierig zu aktualisieren, wenn sich Zeitpläne oder Menüs ändern.
Webseite oder Micro-Website
Sie erstellen eine einfache HTML-Seite oder nutzen einen Baukasten wie Tilda, Wix oder Google Sites. Sie können Informationen schnell ändern und Fotos hinzufügen. Der Gast öffnet den Link im Browser.
Google Drive oder Yandex.Disk
Sie erstellen einen Ordner mit Dokumenten und Fotos. Sie geben dem Gast einen Link mit Zugriff. Einfach, wirkt aber weniger professionell.
Spezielle Gäste-Informations-Apps
Es gibt Dienste, die die digitale Gästemappe für Sie erstellen. Sie integrieren sich normalerweise mit Ihrem Hotelmanagementsystem und senden dem Gast automatisch einen Link bei der Buchung.
So organisieren Sie den Prozess
1. Sammeln Sie alle Informationen
Fragen Sie jeden Bereich, was Gäste wissen sollten. Der Rezeptionist sagt etwas über An- und Abreisezeiten, der Küchenchef stellt das Menü zur Verfügung, der Hausmeister erklärt Zimmerregeln.
2. Strukturieren Sie in Abschnitte
Trennen Sie Dringendes (Kontakte, Regeln) von Nützlichem (Tipps, Sehenswürdigkeiten). Dringendes sollte am Anfang stehen.
3. Wählen Sie ein oder zwei Zustellungsmethoden
Bei einem kleinen Gästehaus reicht ein QR-Code an der Wand. Bei einem mittleren Hotel fügen Sie die SMS-Versendung bei Ankunft hinzu. Für größere Objekte kann eine App sinnvoll sein.
4. Schulen Sie Ihr Personal
Rezeptionisten sollten wissen, wie sie den Link versenden und dem Gast erklären, was darin zu finden ist. Der Dienst sollte helfen können, wenn der Gast die Datei nicht öffnen kann.
Beispiele für Formulierungen:
- "In der Mappe finden Sie alle Informationen zum Haus, das Menü, unsere Kontakte und eine Karte der Gegend".
- "Öffnen Sie den Link, dort ist alles, was Sie möglicherweise brauchen".
- "Wenn etwas nicht funktioniert, rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen".
5. Testen Sie vor dem Start
Öffnen Sie die Mappe von verschiedenen Handys und Internetverbindungen. Überprüfen Sie, dass alle Links funktionieren, Fotos laden und Text auf dem kleinen Bildschirm lesbar ist.
Aktualisieren Sie regelmäßig
Wenn Sie sich für ein PDF entschieden haben, aktualisieren Sie es jedes Mal, wenn sich Zeitpläne oder Menüs ändern. Das Aktualisierungsdatum sollte auf der ersten Seite sichtbar sein.
Bei einer Webseite aktualisieren Sie die Informationen sofort. Gäste brauchen keine veralteten Daten.
Überprüfen Sie Kontakte und Telefonnummern zweimal pro Jahr.
Vorteile für Ihr Geschäft
Eine digitale Gästemappe spart Druck- und Papierkosten. Gäste finden Informationen schneller und rufen weniger oft die Rezeption an. Sie wirken moderner und professioneller. Informationen sind immer aktuell, Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Gäste alte Menüs bekommen.
Nach Erfahrungen von Betreibern kleinerer Hotels sinkt die Anzahl der Anfragen an das Personal nach Einführung einer digitalen Gästemappe um 20-30 Prozent. Das ist eine Faustregel und keine exakte Zahl.
Beginnen Sie klein
Sie müssen nicht gleich eine perfekte Mappe mit allem erstellen. Beginnen Sie mit einem QR-Code, der auf eine Webseite mit Kontakten, Regeln und Menü führt. Später fügen Sie Karte, Tipps und Zeitpläne hinzu.
Wenn Sie ein Gästehaus-Verwaltungssystem nutzen, prüfen Sie, ob es bereits eine Funktion zur Informationsvermittlung an Gäste hat. Viele Systeme können das bereits.
Zur Automatisierung der Link-Versendung bei Ankunft können Sie Xplai nutzen. Das ist ein KI-Assistent für Hotels und Gästehäuser, der Gäste im Chat und in Messengern beantwortet und ihnen Informationen als Link zur Mappe senden kann.
