الرسائل التلقائية لضيوف Airbnb والحجوزات: ما الذي يجب أتمتته

أي الرسائل يجب إرسالها تلقائياً للضيوف وأيها يجب كتابتها شخصياً. قائمة تحقق لمالك الفندق.

ما هي الرسائل التلقائية لضيوف Airbnb وفائدتها

الرسائل التلقائية لضيوف Airbnb والحجوزات هي رسائل تُرسل بشكل آلي دون تدخل مالك العقار أو المدير. تُفعل بناءً على محفزات معينة: كتب الضيف في الدردشة، أو قام بحجز الغرفة، أو اقترب موعد الوصول أو المغادرة.

الرسائل التلقائية تحل مشكلتين. الأولى: يحصل الضيف على رد فوري حتى لو كنت نائماً أو مشغولاً. الثانية: لا تنسى إرسال رسالة مهمة. لكن الأتمتة تعمل فقط إذا اخترت السيناريوهات الصحيحة.

الرسائل التي يجب أتمتتها بالتأكيد

هذه الرسائل متشابهة لجميع الضيوف ولا تتطلب معلومات شخصية.

تأكيد الحجز فوراً بعد الدفع. على Airbnb والحجوزات يحدث هذا غالباً تلقائياً، لكن يمكنك إضافة رسالتك الخاصة. اكتب شكراً، اذكر تاريخ الوصول، وقت تسجيل الدخول، العنوان مع معالم مميزة. مثال: "شكراً على الحجز من 15 إلى 18 أبريل. الوصول من الساعة 14:00، المغادرة قبل 11:00. العنوان: شارع بوشكين 25، المبنى 2، الدخول من الفناء. ستستقبلك الحراسة بالمفاتيح."

تذكير قبل 7 أيام من الوصول. أكد أن الضيف لا يزال ينوي القدوم. أضف معلومات عن طريقة الدفع (إن تبقي شيء)، وكيفية الحصول على المفاتيح، ورقم الاتصال في حالة المشاكل.

تذكير قبل يوم واحد من الوصول. تأكد من وقت الوصول، اعرض المساعدة في النقل، ذكّره بقواعد تسجيل الدخول.

رد تلقائي على الرسائل الواردة في الدردشة. إذا لم تستطع الرد خلال ساعة، أرسل رسالة تلقائية: "شكراً على سؤالك. سأرد عليك خلال ساعتين" أو "أنا في المكتب من 10 إلى 18. إذا كان الأمر مستعجلاً، اتصل برقم...". على Airbnb هذا يرفع تقييم المسؤولية.

تعليمات تسجيل الدخول. كيفية فتح الباب، أين تجد المفاتيح، كيف تشغل الإضاءة، أين الثلاجة. أرسل هذه الرسالة قبل يوم من الوصول أو صباح يوم الوصول. يمكنك إضافة صور أو فيديو إذا كان الضيف جديداً على المنصة.

معلومات قواعد السكن. إذا لم تناسب القواعد وصف العقار، أرسلها برسالة منفصلة: ساعات الهدوء، هل يُسمح بالتدخين، قواعس الحيوانات الأليفة، غرامة الأضرار.

الرسائل التي لا يمكن أتمتتها

هذه الرسائل تتطلب ردّاً شخصياً لأنها تحتوي على معلومات محددة أو تؤثر على قرار الضيف.

الرد على سؤال حول توفر الغرفة. يسأل الضيف هل الغرفة متاحة في تواريخ معينة. حتى لو ردّت تلقائياً بأن "الغرفة قد تكون متاحة، تحقق من التقويم"، يحتاج الضيف لرد واضح: "نعم، متاحة" أو "لا، مشغولة". وإلا سيحجز عند منافس.

الرد على أسئلة السعر والخصومات والعروض الخاصة. يكتب الضيف: "هل يمكن تخفيض السعر لمدة أسبوع؟" الرد التلقائي "شكراً، سنتحقق" سيخيب أمله. من الأفضل الرد شخصياً: "للأسبوع (5-7 ليالٍ) خصم 10%، سيكون 4500 روبل في الليلة".

حل مشكلة الضيف أثناء الإقامة. إذا اشتكى الضيف من عطل في المكيف أو عدم وجود ماء ساخن، الرد التلقائي "سنصلحها" لن يساعد. يجب أن تتصل أو تذهب أو ترسل عامل إصلاح. اكتب رسالة شخصية مع وقت محدد للقدوم.

الرد على شكوى أو نزاع. إذا كان الضيف غير راضٍ عن الغرفة أو النظافة أو الضوضاء، الرد التلقائي سيؤذيه أكثر. خذ الهاتف أو اكتب رسالة شخصية مع اعتذار وعرض حل.

رفض الحجز. إذا كنت لا تريد تأجير الغرفة لهذا الضيف (تقييم سيء، بيانات مريبة)، ارفض الحجز مع شرح شخصي. الرد التلقائي يبدو فظاً ويمكن أن يضر بسمعتك.

كيفية إعداد الرسائل التلقائية على Airbnb

على Airbnb تُسمى الرسائل التلقائية "الردود السريعة" أو "Quick replies".

• افتح تطبيق أو موقع Airbnb، انتقل إلى قسم "الرسائل".
• اضغط على ثلاث نقاط (القائمة) واختر "الردود السريعة".
• أنشئ رد جديد: اكتب النص، اختر متى يُرسل (فوراً على الرسالة الواردة، أو يدوياً).
• احفظ واستخدم. عندما يكتب الضيف في الدردشة، ستتمكن من إرسال الرد الجاهز بنقرة واحدة.

استخدم أيضاً الرسائل التلقائية المدمجة عند تأكيد الحجز. افتح "خيارات" العقار، ابحث عن قسم "الرسائل" واكتب النص الذي سيُرسل تلقائياً.

كيفية إعداد الرسائل التلقائية على Booking

على Booking تعمل الرسائل التلقائية عبر قسم "الرسائل".

• افتح Booking Manager، انتقل إلى "الرسائل" أو "Inbox".
• ابحث عن زر "الرد التلقائي" أو "Auto-reply".
• فعّل الميزة واكتب نص الرسالة.
• اختر الفترة التي يجب أن يكون الرد التلقائي نشطاً فيها (مثلاً إذا كنت في إجازة).

على Booking أيضاً توجد "رسائل تأكيد الحجز". افتح "خيارات" العقار، قسم "سياسة الحجز"، وأضف النص الذي سيُرسل للضيف فوراً بعد الدفع.

مثال على خطة الرسائل التلقائية لمدة شهر

اليوم 0 (الحجز). رد تلقائي: شكر، التاريخ، وقت تسجيل الدخول، العنوان، رقم الاتصال.

7 أيام قبل الوصول. رد تلقائي: تأكيد التاريخ، طريقة الدفع، كيفية الحصول على المفاتيح.

يوم واحد قبل الوصول. رسالة شخصية: توضيح وقت الوصول، عرض المساعدة.

يوم الوصول. رد تلقائي: تعليمات فتح الباب، قواعد البيت، رقم الموظف المناوب.

يوم المغادرة. رد تلقائي: تذكير بوقت المغادرة (11:00)، طلب ترك الغرفة نظيفة، معلومات استرجاع الضمان.

بعد المغادرة. رسالة شخصية: شكر على الإقامة، طلب ترك تقييم، إذا كان لديك أسئلة اتصل.

القاعدة الأساسية

أتمت فقط الرسائل المعلوماتية التي لا تتطلب حلاً. إذا كان الضيف ينتظر ردّاً على سؤال أو حلاً لمشكلة، رد شخصياً. سيستغرق 5 دقائق، لكن الضيف سيكون راضياً وسيترك تقييماً جيداً.

إذا كنت تدير عدة عقارات ولا تستطيع الرد شخصياً، استخدم مساعداً أو مديراً. أو استخدم خدمة مثل Xplai، التي ترد على الضيوف في الدردشة وتحول الطلبات إليك كمهام.

تحقق من الرسائل التلقائية كل شهر: هل المعلومات حالية، هل توجد أخطاء في العنوان أو رقم الهاتف.