Fehlzeiten in der Kite- und Tauchschule reduzieren

Ein Erinnerungssystem, klare Stornierungsregeln und Motivationsarbeit helfen, Fehlzeiten um 20-30 Prozent zu senken.

Warum Schüler nicht zum Unterricht kommen

Fehlzeiten schaden der Schule: Einnahmen gehen verloren, der Instruktor verschwendet Zeit, ein Platz auf dem Wasser bleibt ungenutzt. Die Gründe für Ausfälle sind unterschiedlich. Oft vergisst der Kunde die Buchung. Manchmal kommt schlechtes Wetter, und der Schüler verschiebt die Stunde. Es kommt vor, dass jemand Angst hat oder an seinen Fähigkeiten zweifelt und einfach nicht ohne Anruf kommt.

Einige Kunden testen die Schule: Sie buchen einen Platz und schauen, ob es ihnen gefällt. Wenn die Schule Fehlzeiten nicht überwacht, versteht der Kunde, dass ihn niemand erwartet, und wird unverantwortlich.

Erinnerungssystem

Das ist der einfachste Weg, Fehlzeiten um 15-25 Prozent zu senken. Die Erinnerung sollte einen Tag vor der Stunde und einige Stunden davor ankommen.

Senden Sie die erste Erinnerung 24 Stunden vorher. Der Text könnte so lauten: "Morgen haben Sie Kitesurfunterricht um 14:00 Uhr. Bitte kommen Sie 15 Minuten vor Beginn. Wenn Sie nicht kommen können, teilen Sie uns das so bald wie möglich mit".

Senden Sie die zweite Erinnerung 2-3 Stunden vor der Stunde. Diese kann kürzer sein: "Der Unterricht beginnt in 3 Stunden. Nicht vergessen!". Viele Kunden können zu diesem Zeitpunkt noch stornieren, falls etwas dazwischengekommen ist.

Verwenden Sie SMS oder Messenger, die Ihre Zielgruppe nutzt. Wenn Sie eine App oder einen Chat mit Kunden haben, sollten Erinnerungen dort ankommen. Verlassen Sie sich nicht nur auf E-Mail: Viele prüfen diese nicht, bevor sie das Haus verlassen.

Wenn Sie viele Kunden haben, automatisieren Sie Erinnerungen über Ihr Buchungssystem. Wenn Sie weniger Kunden haben, können Sie Erinnerungen manuell versenden, aber jeden Tag zur gleichen Zeit.

Klare Stornierungsregeln

Wenn der Kunde weiß, dass eine Stornierung Konsequenzen hat, nimmt er die Buchung ernster.

Erstellen Sie eine Regel: Stornierung ist kostenlos, wenn die Anfrage 24 Stunden vor der Stunde eingeht. Wenn der Kunde später storniert, verfällt die Zahlung oder es wird eine Gebühr fällig. Wählen Sie die Gebühr selbst, aber normalerweise sind es 30-50 Prozent der Stundenkosten.

Nichterscheinen ohne Benachrichtigung wird als Zahlung behandelt. Der Kunde kam nicht und warnte nicht? Die Stunde wird abgebucht, das Geld wird nicht zurückerstattet.

Schreiben Sie diese Regeln in den Vertrag und auf Ihre Website. Wiederholen Sie sie bei der Buchung. Wenn der Kunde die Bestellung bestätigt, erinnern Sie ihn: "Nach Bestätigung ist eine Stornierung nur innerhalb von 24 Stunden möglich. Spätere Stornierungen kosten 50 Prozent der Stundengebühr".

Das funktioniert, weil Menschen Angst haben, Geld zu verlieren, mehr als sie sich freuen, stornieren zu können. Wenn der Kunde für einen Platz bezahlt, wird er ihn schützen oder rechtzeitig stornieren, damit eine andere Person ihn buchen kann.

Bestätigungssystem

Bitten Sie den Kunden, zu bestätigen, dass er kommt. Dies kann einen Tag vor der Stunde geschehen.

Senden Sie eine Nachricht: "Sie sind für morgen um 14:00 Uhr angemeldet. Bestätigen Sie, dass Sie kommen, oder stornieren Sie, falls Sie nicht können".

Wenn der Kunde "ja" antwortet oder auf die Bestätigungsschaltfläche klickt, erinnert er sich noch einmal an die Stunde und bereitet sich mental vor. Diejenigen, die nicht bestätigen, kommen oft nicht. Für sie können Sie eine zweite Nachricht versenden: "Wir haben keine Bestätigung erhalten. Falls Sie nicht kommen können, stornieren Sie bitte".

Die Bestätigung hilft Ihnen auch zu wissen, wer definitiv kommt, und Sie können Instruktoren und Ausrüstung besser verteilen.

Arbeit mit unsicheren Kunden

Einige Menschen haben Angst anzufangen. Sie buchen, stornieren dann aber oder kommen nicht, weil sie nervös sind.

Identifizieren Sie solche Kunden anhand ihrer Fragen und ihres Verhaltens. Wenn jemand mehrmals "Schaffe ich das?" oder "Ist das nicht gefährlich?" fragt, ist er angespannt.

Rufen Sie ihn an oder schreiben Sie ihm vor der Stunde. Fragen Sie, ob er Fragen hat. Erklären Sie, dass Sie in der ersten Stunde langsam anfangen, in einem sicheren Bereich. Sagen Sie, welche Ausrüstung Sie verwenden und warum sie sicher ist. Laden Sie ihn wenn möglich ein, einen Tag vor der Stunde vorbeizukommen, um die Schule und den Instruktor kennenzulernen.

Menschen haben oft Angst vor dem Unbekannten. Wenn Sie die Unbekannte entfernen, verschwindet die Angst.

Boni für Teilnahme

Das ist ein zusätzliches Werkzeug, nicht das Hauptwerkzeug. Aber es funktioniert.

Geben Sie einen Rabatt oder eine kostenlose Stunde, wenn der Kunde alle vier Stunden im Paket besucht. Oder bieten Sie ein Punktesystem an: Für jede Teilnahme erhält der Kunde Punkte, die er gegen einen Rabatt eintauschen kann.

Das motiviert Menschen, die bereits beschlossen haben zu lernen, aber Stunden aufschieben.

Verfolgung und Analyse

Führen Sie eine einfache Liste: Datum der Stunde, Name des Kunden, ob er gekommen ist. Schauen Sie sich die Zahlen einmal im Monat an.

Wenn die Fehlquote über 15-20 Prozent liegt, funktioniert etwas nicht. Möglicherweise kommen Erinnerungen nicht an, oder Stornierungsregeln sind unklar.

Achten Sie auf Muster. Kommen Menschen an bestimmten Wochentagen nicht? Oder bei schlechtem Wetter? Oder sind das neue Kunden? Wenn Sie die Ursache verstehen, können Sie etwas ändern.

Kommunikation mit dem Kunden nach Fehlzeit

Wenn ein Kunde nicht kommt, schreiben Sie ihm am Tag der Stunde oder am nächsten Tag. Fragen Sie, ob alles in Ordnung ist. Machen Sie ihm keine Vorwürfe, fragen Sie einfach nach.

Die Nachricht könnte so lauten: "Wir haben Sie heute nicht zum Unterricht gesehen. Ist alles in Ordnung? Wenn Sie Fragen oder Probleme haben, können wir helfen".

Das zeigt, dass Sie sich kümmern, und oft erklärt der Kunde den Grund. Vielleicht hatte er dringende Arbeit oder hat es vergessen. Wenn Sie den Grund kennen, können Sie ihm besser helfen zu planen.

Wenn der Kunde zum zweiten Mal hintereinander fehlt, bieten Sie an, die Stunde auf eine passende Zeit zu verschieben oder einen Teil des Geldes zurückzugeben, wenn er sich nicht sicher ist.

Zusammenfassung

Fehlzeiten werden durch Erinnerungen einen Tag und einige Stunden vor der Stunde, klare Stornierungsregeln mit Gebühren für späte Stornierungen, ein Bestätigungssystem, Arbeit mit unsicheren Kunden, Boni für Teilnahme und Datenanalyse reduziert.

Sie müssen nicht alles auf einmal einführen. Beginnen Sie mit Erinnerungen und Stornierungsregeln. Fügen Sie nach einem Monat die Bestätigung hinzu. Beobachten Sie die Ergebnisse und passen Sie an.

Ein gutes System reduziert Fehlzeiten um 20-30 Prozent. Das bedeutet mehr Einnahmen, weniger Zeitverschwendung und einen vorhersehbareren Zeitplan.

Wenn Sie einen Chat mit Kunden oder eine App haben, kann Xplai dabei helfen, Erinnerungen und Bestätigungen über Messenger zu automatisieren und Aufgaben an Ihr Personal zu verteilen.