Jak zmniejszyć nieobecności na zajęciach w szkole kitesurfingu i nurkowania

System przypomnień, jasne zasady anulowania i praca z motywacją pomogą zmniejszyć liczbę nieobecności o 20-30 procent.

Dlaczego uczniowie nie przychodzą na zajęcia

Nieobecności szkodzą szkole: traci się dochód, instruktor marnuje czas, miejsce na wodzie zajęte na darmo. Przyczyny pропuszczania są różne. Często klient zapomina o rezerwacji. Czasami pogoda się pogarsza i uczeń odkłada zajęcia. Zdarza się, że osoba boi się lub wątpi w swoje możliwości i po prostu nie przychodzi bez uprzedzenia.

Niektórzy klienci testują szkołę: rezerwują miejsce, sprawdzają, czy im się spodoba. Jeśli szkoła nie monitoruje nieobecności, klient rozumie, że nikt go nie czeka, i przestaje być odpowiedzialny.

System przypomnień

To najprostszy sposób na zmniejszenie nieobecności o 15-25 procent. Przypomnienie powinno przyjść dzień przed zajęciami i kilka godzin przed nimi.

Pierwsze przypomnienie wyślij 24 godziny wcześniej. Tekst może wyglądać tak: "Jutro macie zajęcia z kitesurfingu o 14:00. Proszę, przyjdźcie 15 minut przed rozpoczęciem. Jeśli nie będziecie mogli przyjść, powiadomcie nas jak najszybciej".

Drugie przypomnienie wyślij 2-3 godziny przed zajęciami. Może być krótsze: "Zajęcia zaczynają się za 3 godziny. Nie zapomnijcie!". Wielu klientów w tym momencie może jeszcze anulować, jeśli coś im przeszkadza.

Korzystaj z SMS-ów lub komunikatorów, które wykorzystuje twoja publiczność. Jeśli masz aplikację lub czat z klientami, przypomnienia powinny tam trafiać. Nie polegaj tylko na e-mailu: wielu ludzi nie sprawdza go przed wyjściem z domu.

Jeśli masz wielu klientów, zautomatyzuj przypomnienia za pośrednictwem systemu rezerwacji. Jeśli klientów jest mniej, możesz wysyłać przypomnienia ręcznie, ale każdego dnia o tej samej porze.

Jasne zasady anulowania

Kiedy klient wie, że anulowanie ma konsekwencje, podchodzi do rezerwacji poważniej.

Ustal zasadę: anulowanie jest bezpłatne, jeśli zgłoszenie wpłynęło 24 godziny przed zajęciami. Jeśli klient anuluje później, traci opłatę lub płaci karę. Wysokość kary wybierz sam, ale zwykle to 30-50 procent kosztów zajęć.

Nieobecność bez powiadomienia traktuj jako opłatę. Klient nie przyszedł i nie powiadomił? Zajęcia są odliczone, pieniądze nie są zwracane.

Napisz te zasady w umowie i na stronie internetowej. Powtórz je podczas rezerwacji. Kiedy klient potwierdza zamówienie, przypomnij: "Po potwierdzeniu anulowanie jest możliwe tylko w ciągu 24 godzin. Późniejsze anulowanie wiąże się z opłatą 50 procent kosztów".

To działa, ponieważ ludzie bardziej boją się utraty pieniędzy niż cieszą się możliwością anulowania. Kiedy klient płaci za miejsce, będzie je chroniać lub terminowo anulować, aby inna osoba mogła je zająć.

System potwierdzenia

Poproś klienta o potwierdzenie, że przyjdzie. Można to zrobić dzień przed zajęciami.

Wyślij wiadomość: "Jesteście zarejestrowani na zajęcia jutro o 14:00. Potwierdźcie, że przyjdziecie, lub anulujcie, jeśli nie będziecie mogli".

Kiedy klient odpowiada "tak" lub klika przycisk potwierdzenia, jeszcze raz wspomina o zajęciach i mentalnie się do nich przygotowuje. Ci, którzy nie potwierdzają, często nie przychodzą. Dla nich możesz wysłać drugą wiadomość: "Nie otrzymaliśmy potwierdzenia. Jeśli nie będziecie mogli przyjść, proszę, anulujcie".

Potwierdzenie pomaga ci również wiedzieć, kto na pewno przyjdzie, i lepiej rozdzielić instruktorów i sprzęt.

Praca z wątpliwymi klientami

Niektórzy ludzie boją się zaczynać. Rezerwują, ale potem anulują lub nie przychodzą, ponieważ się denerwują.

Zidentyfikuj takich klientów po ich pytaniach i zachowaniu. Jeśli osoba pyta "Czy dam radę?" lub "Czy to nie jest niebezpieczne?" kilka razy, jest zdenerwowana.

Zadzwoń lub napisz do niego przed zajęciami. Zapytaj, czy ma jakieś pytania. Powiedz mu, że na pierwszych zajęciach zaczniesz wolno, w bezpiecznej strefie. Powiedz, jaki sprzęt wykorzystujesz i dlaczego jest bezpieczny. Jeśli to możliwe, zaproś go, aby przyjechał dzień przed zajęciami, aby zobaczył szkołę i instruktora.

Ludzie często boją się tego, czego nie znają. Kiedy usuwasz nieznaność, strach znika.

Bonusy za uczestnictwo

To dodatkowe narzędzie, a nie główne. Ale działa.

Daj rabat lub bezpłatne zajęcia, jeśli klient przyszedł na wszystkie cztery zajęcia w pakiecie. Lub zaproponuj system akumulacji: za każde uczestnictwo klient otrzymuje punkty, które można wydać na rabat.

To motywuje ludzi, którzy już zdecydowali się uczyć, ale odkładają zajęcia.

Śledzenie i analiza

Prowadź prostą listę: data zajęć, imię klienta, czy przyszedł. Raz w miesiącu spójrz na liczby.

Jeśli procent nieobecności jest wyższy niż 15-20 procent, coś nie działa. Możliwe, że przypomnienia nie docierają lub zasady anulowania nie są jasne.

Zwróć uwagę na wzorce. Może ludzie nie przychodzą w określone dni tygodnia? Lub w złą pogodę? Lub to nowi klienci? Kiedy zrozumiesz przyczynę, będziesz mógł coś zmienić.

Komunikacja z klientem po nieobecności

Jeśli klient nie przyszedł, napisz do niego w dniu zajęć lub następnego dnia. Zapytaj, czy wszystko w porządku. Nie wymyślaj mu, po prostu się dowiedz.

Wiadomość może wyglądać tak: "Nie widzieliśmy was na zajęciach dzisiaj. Czy wszystko w porządku? Jeśli macie jakieś pytania lub problemy, jesteśmy gotowi pomóc".

To pokazuje, że ci zależy, i często klient wyjaśnia przyczynę. Może miał pilną pracę lub zapomniał. Jeśli dowiesz się przyczyny, będziesz mógł mu lepiej pomóc w planowaniu.

Jeśli klient pропuszcza drugi raz z rzędu, zaproponuj przełożenie zajęć na wygodny czas lub zwrot części pieniędzy, jeśli nie jest pewny swoich możliwości.

Podsumowanie

Zmniejszeniu nieobecności sprzyjają przypomnienia dzień i kilka godzin przed zajęciami, jasne zasady anulowania z karą za późne anulowanie, system potwierdzenia, praca z wątpliwymi klientami, bonusy za uczestnictwo i analiza danych.

Nie musisz wprowadzać wszystkiego naraz. Zacznij od przypomnień i zasad anulowania. Po miesiącu dodaj potwierdzenie. Obserwuj wyniki i dostosowuj.

Dobry system zmniejsza nieobecności o 20-30 procent. To oznacza większy dochód, mniej strat czasu i bardziej przewidywalny harmonogram.

Jeśli masz czat z klientami lub aplikację, Xplai może pomóc zautomatyzować przypomnienia i potwierdzenia za pośrednictwem komunikatorów oraz wysyłać zadania do twojego personelu.