Cyfrowy informator dla gości: przejdź z papieru na smartfon

Zastąp drukowane przewodniki i menu cyfrowym informatorem dla gości na telefonie. Wyjaśniamy, jak to zorganizować i co tam umieścić.

Cyfrowy informator dla gości zamiast papierowych przewodników

Cyfrowy informator dla gości to zamiennik stosu papierowych kartek w pokoju: informacje o domu, zasady pobytu, menu restauracji, harmonogram zajęć, kontakty, mapa okolicy. Wszystko przechowywane w jednym miejscu na smartfonie lub tablecie gościa. Zamiast szukać potrzebnego arkusza wśród pięciu identycznych folderów, gość otwiera aplikację lub link.

To oszczędza Twoje pieniądze na druk, ułatwia aktualizację informacji i zmniejsza liczbę pytań kierowanych do personelu. Gość szybciej znajdzie potrzebny numer lub zasadę. Wyjaśniamy, jak to zrobić.

Wybierz format dostarczania

Masz kilka sposobów, aby przekazać gościowi cyfrowy informator dla gości.

Kod QR w pokoju

Drukujesz kod QR o rozmiarze 10x10 cm, laminujesz i wieszasz na ścianie, kładziesz na stół lub przyczepniasz do drzwi wejściowych. Gość skanuje go kamerą telefonu i trafia na stronę z informacjami. To najtańszy wariant.

Kod można tworzyć bezpłatnie na stronach takich jak qr-code-generator.com. Link powinien prowadzić do wersji mobilnej strony, aby wygodnie otwierała się na małym ekranie.

SMS lub WhatsApp przy zameldowaniu

Podczas rejestracji gościa administrator wysyła mu link lub dokument za pośrednictwem SMS lub messengera. To działa, jeśli masz numer telefonu gościa w systemie rezerwacji.

Przykłady fraz dla personelu:

• "Wyślę Ci link do informacji o domu. Tam znajduje się wszystko: Wi-Fi, kontakty, zasady, menu".
• "Zaraz wyślę Ci na WhatsApp mapę okolicy i numery potrzebnych służb".

Email przy potwierdzeniu rezerwacji

Automatycznie wysyłasz wiadomość e-mail z linkiem do cyfrowego informatora dla gości w momencie potwierdzenia rezerwacji. Gość otrzyma informacje jeszcze przed przyjazdem.

Aplikacja lub portal

Jeśli już masz swoją aplikację lub konto gościa na stronie, dodaj sekcję z informacjami. To wygodne dla stałych klientów.

Co umieścić w cyfrowym informatorem dla gości

Ustrukturyzuj informacje tak, aby gość szybko znalazł to, czego potrzebuje.

Podstawowe informacje o domu

• Godzina zameldowania i wymeldowania
• Zasady pobytu (czy można palić, przynosić zwierzęta, jaki jest maksymalny hałas)
• Procedura płatności za usługi dodatkowe
• Jak wezwać pomoc (przycisk dzwonka, numer administratora)
• Zasady bezpieczeństwa (gdzie znajdują się wyjścia ewakuacyjne, jak używać gaśnicy)

Kontakty

• Numer administratora na recepcji
• Numer kierownika
• Obsługa klienta (jeśli pracuje 24/7, napisz to)
• Kontakty usług dostawy, taksówek, służb ratunkowych

Informacje o pokoju

• Hasło Wi-Fi
• Jak korzystać z klimatyzacji, telewizora, sejfu
• Gdzie znaleźć suszarkę, żelazko, poduszkę, kołdrę
• Numer telefonu w pokoju i jak dzwonić

Usługi i udogodnienia

• Harmonogram śniadania, kolacji, dostawy jedzenia
• Menu restauracji lub kawiarni w formacie PDF lub zdjęcia
• Cennik usług dodatkowych (transfer, wycieczka, pralnia)
• Gdzie zaparkowany jest samochód gościa (jeśli go parkujesz)

Informacje o okolicy

• Mapa okolicy ze wskazanymi sklepami, aptekami, restauracjami
• Rekomendacje przewodnika po atrakcjach turystycznych
• Harmonogram autobusów lub innych środków transportu
• Porady, gdzie kupić produkty, pamiątki

Dla szkół turystycznych

Dodaj harmonogram zajęć, zasady bezpieczeństwa na wodzie lub zboczu, listę niezbędnego sprzętu, mapę tras, kontakty instruktora.

Formaty i narzędzia

Plik PDF

Najprostszy wariant. Tworzysz dokument w Wordzie lub Google Docs, eksportujesz do PDF i przesyłasz na serwer. Gość pobiera lub otwiera w przeglądarce. Minusem jest to, że trudno aktualizować, jeśli zmienił się harmonogram lub menu.

Strona internetowa lub mikrostrona

Tworzysz prostą stronę w HTML lub używasz konstruktora takiego jak Tilda, Wix, Google Sites. Możesz szybko zmieniać informacje, dodawać zdjęcia. Gość otwiera link w przeglądarce.

Google Dysk lub Yandex.Disk

Tworzysz folder z dokumentami, zdjęciami, menu. Dajesz gościowi link do wspólnego dostępu. Prosto, ale wygląda mniej profesjonalnie.

Aplikacja do zarządzania informacjami dla gości

Istnieją specjalne serwisy, które tworzą cyfrowy informator dla gości za Ciebie. Zazwyczaj integrują się z systemem zarządzania hotelem i automatycznie wysyłają gościowi link przy rezerwacji.

Jak zorganizować proces

1. Zbierz wszystkie informacje

Poproś każdy dział o listę tego, co goście powinni wiedzieć. Administrator powie o godzinie zameldowania, szefa kuchni poproś o menu, gospodyni poproś o zasady użytkowania pokoju.

2. Ustrukturyzuj według sekcji

Oddziel pilne (kontakty, zasady) od przydatnego (rekomendacje, atrakcje). Pilne powinno być na początku.

3. Wybierz jeden lub dwa sposoby dostarczania

Jeśli masz mały pensjonat, kod QR na ścianie to wystarczy. Jeśli średni hotel, dodaj wysyłanie linku SMS przy zameldowaniu. Dla dużych obiektów można użyć aplikacji.

4. Przeszkolić personel

Administratorzy powinni wiedzieć, jak wysłać link i wyjaśnić gościowi, co tam się znajduje. Dyżurny powinien umieć pomóc, jeśli gość nie może otworzyć pliku.

Przykłady fraz:

• "W informatorem znajduje się wszystko o domu, menu, nasze kontakty i mapa okolicy".
• "Otwórz link, tam masz wszystko, czego możesz potrzebować".
• "Jeśli coś się nie otwiera, zadzwoń do nas, pomożemy".

5. Testuj przed uruchomieniem

Otwórz informator z różnych telefonów i internetu. Sprawdź, czy wszystkie linki działają, zdjęcia się ładują, tekst jest czytelny na małym ekranie.

Aktualizuj informacje

Jeśli wybrałeś PDF, zmieniaj go za każdym razem, gdy zmieni się harmonogram lub menu. Data aktualizacji powinna być widoczna na pierwszej stronie.

Jeśli to strona internetowa, aktualizuj informacje od razu. Goście nie potrzebują przestarzałych informacji.

Sprawdzaj kontakty i numery telefonów dwa razy w roku.

Korzyści dla Twojej firmy

Cyfrowy informator dla gości oszczędza pieniądze na druk i papier. Gość szybciej znajduje informacje i mniej dzwoni do administracji. Wyglądasz nowocześniej i profesjonalniej. Informacje są zawsze aktualne, nie musisz się martwić, że gość otrzyma stare menu.

Wedle doświadczenia właścicieli małych hoteli, po wprowadzeniu cyfrowego informatora dla gości liczba pytań kierowanych do personelu spada o 20-30 procent. To orientacyjna liczba, a nie dokładna statystyka.

Zacznij od małego

Nie musisz od razu tworzyć idealnego informatora ze wszystkim. Zacznij od kodu QR, który prowadzi do jednej strony internetowej z kontaktami, zasadami i menu. Potem dodawaj mapę, rekomendacje, harmonogram.

Jeśli używasz systemu zarządzania pensjonatem, sprawdź, czy ma wbudowaną funkcję wysyłania informacji gościom. Wiele systemów to już robi.

Do automatyzacji wysyłania linków przy zameldowaniu możesz użyć Xplai. To asystent AI dla hoteli i pensjonatów, który odpowiada gościom w czatach i messengerach oraz może wysłać im informacje w postaci linku do informatora.