Цифровая папка гостя: как перейти с бумаги на смартфон

Замените печатные справочники и меню на цифровую папку в телефоне гостя. Рассказываем, как это организовать и что туда включить.

Цифровая папка гостя вместо бумажных справочников

Цифровая папка гостя это замена стопке бумажных листов в номере: информация о доме, правила проживания, меню ресторана, расписание занятий, контакты, карта окрестностей. Все хранится в одном месте на смартфоне или планшете гостя. Вместо поиска нужного листа среди пяти одинаковых папок гость открывает приложение или ссылку.

Это экономит ваши деньги на печать, упрощает обновление информации и снижает количество вопросов к персоналу. Гость быстрее найдет нужный номер или правило. Рассказываем, как это сделать.

Выберите формат доставки

У вас есть несколько способов дать гостю цифровую папку.

QR-код в номере

Печатаете QR-код размером 10x10 см, ламинируете и вешаете на стену, кладете на стол или прикрепляете к входной двери. Гость сканирует его камерой телефона и попадает на страницу с информацией. Это самый дешевый вариант.

Делать код можно бесплатно на сайтах вроде qr-code-generator.com. Ссылка должна вести на мобильную версию страницы, чтобы она открывалась удобно на маленьком экране.

SMS или WhatsApp при заезде

При регистрации гостя администратор отправляет ему ссылку или документ через SMS или мессенджер. Это работает, если у вас есть номер телефона гостя в системе бронирования.

Примеры фраз для персонала:

• "Я отправлю вам ссылку на информацию о доме. Там вся информация: Wi-Fi, контакты, правила, меню".
• "Сейчас пришлю вам в WhatsApp карту окрестностей и номера нужных служб".

Email при подтверждении брони

Автоматически отправляете письмо с ссылкой на цифровую папку в момент подтверждения бронирования. Гость получит информацию еще до приезда.

Приложение или портал

Если у вас уже есть свое приложение или личный кабинет гостя на сайте, добавьте раздел с информацией. Это удобно для постоянных клиентов.

Что включить в цифровую папку

Структурируйте информацию так, чтобы гость быстро нашел нужное.

Основная информация о доме

• Время заезда и выезда
• Правила проживания (можно ли курить, приносить животных, какой максимальный шум)
• Порядок оплаты дополнительных услуг
• Как вызвать помощь (кнопка вызова, номер администратора)
• Правила безопасности (где пожарные выходы, как пользоваться огнетушителем)

Контакты

• Номер администратора на ресепшене
• Номер управляющего
• Служба поддержки (если работает 24/7, напишите это)
• Контакты служб доставки, такси, экстренных служб

Информация о номере

• Пароль Wi-Fi
• Как пользоваться кондиционером, телевизором, сейфом
• Где найти фен, утюг, подушку, одеяло
• Номер телефона в номере и как звонить

Услуги и удобства

• Расписание завтрака, ужина, доставки еды
• Меню ресторана или кафе в формате PDF или фото
• Прайс-лист дополнительных услуг (трансфер, экскурсия, прачечная)
• Где припаркована машина гостя (если вы паркуете)

Информация об окрестностях

• Карта района с отмеченными магазинами, аптеками, ресторанами
• Рекомендации гида по достопримечательностям
• Расписание автобусов или других видов транспорта
• Советы где купить продукты, сувениры

Для туристических школ

Добавьте расписание занятий, правила поведения на воде или склоне, список необходимого снаряжения, карту маршрутов, контакты инструктора.

Форматы и инструменты

PDF-файл

Самый простой вариант. Создаете документ в Word или Google Docs, экспортируете в PDF и загружаете на сервер. Гость скачивает или открывает в браузере. Минус: тяжело обновлять, если изменилось расписание или меню.

Веб-страница или микросайт

Делаете простую страницу на HTML или используете конструктор вроде Tilda, Wix, Google Sites. Можно быстро менять информацию, добавлять фото. Гость открывает ссылку в браузере.

Google Диск или Яндекс.Диск

Создаете папку с документами, фото, меню. Даете гостю ссылку на общий доступ. Просто, но выглядит менее профессионально.

Приложение для управления гостевой информацией

Есть специальные сервисы, которые делают цифровую папку за вас. Обычно они интегрируются с системой управления отелем и автоматически отправляют гостю ссылку при бронировании.

Как организовать процесс

1. Соберите всю информацию

Попросите у каждого отдела список того, что гостям нужно знать. Администратор скажет про время заезда, шефа кухни попросите меню, хозяйку про правила использования номера.

2. Структурируйте по разделам

Отделите срочное (контакты, правила) от полезного (рекомендации, достопримечательности). Срочное должно быть в начале.

3. Выберите один или два способа доставки

Если у вас маленький гостевой дом, QR-код на стене это достаточно. Если средний отель, добавьте отправку ссылки по SMS при заезде. Для крупных объектов можно использовать приложение.

4. Обучите персонал

Администраторы должны знать, как отправить ссылку и объяснить гостю, что там находится. Дежурный должен уметь помочь, если гость не может открыть файл.

Примеры фраз:

• "В папке вся информация о доме, меню, наши контакты и карта района".
• "Откройте ссылку, там все, что вам может понадобиться".
• "Если что-то не открывается, позвоните нам, мы поможим".

5. Тестируйте перед запуском

Откройте папку с разных телефонов и интернета. Проверьте, что все ссылки работают, фото загружаются, текст читается на маленьком экране.

Обновляйте информацию

Если вы выбрали PDF, меняйте его каждый раз, когда изменилось расписание или меню. Дата обновления должна быть видна на первой странице.

Если это веб-страница, обновляйте информацию сразу. Гостям не нужна устаревшая информация.

Проверяйте контакты и номера телефонов два раза в год.

Преимущества для вашего бизнеса

Цифровая папка экономит деньги на печать и бумагу. Гость быстрее находит информацию и меньше звонит в администрацию. Вы выглядите современнее и профессиональнее. Информация всегда актуальна, не нужно переживать, что гость получит старое меню.

По опыту хозяев небольших отелей, после введения цифровой папки количество вопросов к персоналу падает на 20-30 процентов. Это правило большого пальца, а не точная цифра.

Начните с малого

Не нужно сразу делать идеальную папку со всем. Начните с QR-кода, который ведет на одну веб-страницу с контактами, правилами и меню. Потом добавляйте карту, рекомендации, расписание.

Если вы используете систему управления гостевым домом, посмотрите, есть ли там встроенная функция для отправки информации гостю. Многие системы это уже делают.

Для автоматизации отправки ссылок при заезде можно использовать Xplai. Это AI-помощник для отелей и гостевых домов, который отвечает гостям в чате и мессенджерах и может отправить им информацию в виде ссылки на папку.