دليل الضيف الرقمي: كيفية الانتقال من الورق إلى الهاتف الذكي
استبدل الأدلة المطبوعة والقوائم بدليل ضيف رقمي في هاتف الضيف. نخبرك كيفية تنظيمه وما يجب تضمينه.
دليل الضيف الرقمي بدلاً من الأدلة الورقية
دليل الضيف الرقمي هو بديل لكومة الأوراق المطبوعة في الغرفة: معلومات عن الفندق، قواعد الإقامة، قائمة المطعم، جدول الأنشطة، جهات الاتصال، خريطة المنطقة المحيطة. كل شيء مخزن في مكان واحد على هاتف أو جهاز لوحي الضيف. بدلاً من البحث عن الورقة المطلوبة من بين خمس مجلدات متطابقة، يفتح الضيف التطبيق أو الرابط.
هذا يوفر أموالك على الطباعة، ويسهل تحديث المعلومات، وينقص عدد الأسئلة الموجهة للموظفين. يجد الضيف الرقم أو القاعدة المطلوبة بسرعة أكبر. نخبرك كيفية القيام بذلك.
اختر طريقة التسليم
لديك عدة طرق لإعطاء الضيف دليل الضيف الرقمي.
رمز الاستجابة السريعة في الغرفة
تطبع رمز استجابة سريعة بحجم 10×10 سم، وتغلفه بالبلاستيك وتعلقه على الجدار، أو تضعه على الطاولة أو تثبته على باب الدخول. يمسح الضيف الرمز بكاميرا هاتفه ويصل إلى صفحة المعلومات. هذا هو الخيار الأرخص.
يمكنك إنشاء الرمز مجاناً على مواقع مثل qr-code-generator.com. يجب أن يؤدي الرابط إلى نسخة الهاتف المحمول من الصفحة بحيث تفتح بشكل مريح على شاشة صغيرة.
رسالة نصية أو WhatsApp عند الوصول
عند تسجيل الضيف، يرسل المسؤول له رابطاً أو وثيقة عبر رسالة نصية أو تطبيق مراسلة. يعمل هذا إذا كان لديك رقم هاتف الضيف في نظام الحجز.
أمثلة على العبارات للموظفين:
- "سأرسل لك رابطاً يحتوي على معلومات عن الفندق. هناك جميع المعلومات: الإنترنت، جهات الاتصال، القواعس، القائمة".
- "سأرسل لك الآن خريطة المنطقة وأرقام الخدمات الضرورية عبر WhatsApp".
البريد الإلكتروني عند تأكيد الحجز
ترسل تلقائياً رسالة بريد إلكترونية تحتوي على رابط دليل الضيف الرقمي في لحظة تأكيد الحجز. سيحصل الضيف على المعلومات قبل قدومه.
تطبيق أو بوابة
إذا كان لديك بالفعل تطبيقك الخاص أو حساب شخصي للضيف على موقعك، أضف قسماً يحتوي على معلومات. هذا مريح للعملاء الدائمين.
ما يجب تضمينه في دليل الضيف الرقمي
نظم المعلومات بطريقة يجد فيها الضيف ما يحتاجه بسرعة.
المعلومات الأساسية عن الفندق
- وقت الوصول والمغادرة
- قواعس الإقامة (هل يُسمح بالتدخين، إحضار الحيوانات، الضوضاء القصوى)
- إجراء دفع الخدمات الإضافية
- كيفية طلب المساعدة (زر الاستدعاء، رقم المسؤول)
- قواعس السلامة (أين مخارج الطوارئ، كيفية استخدام طفاية الحريق)
جهات الاتصال
- رقم المسؤول في الاستقبال
- رقم المدير
- خدمة الدعم (إذا كانت تعمل 24/7، اكتب ذلك)
- جهات اتصال خدمات التوصيل والتاكسي والخدمات الطارئة
معلومات الغرفة
- كلمة مرور الإنترنت
- كيفية استخدام مكيف الهواء والتلفاز والخزنة
- أين تجد مجفف الشعر والمكواة والوسادة والبطانية
- رقم الهاتف في الغرفة وكيفية الاتصال
الخدمات والمرافق
- جدول الإفطار والعشاء وتوصيل الطعام
- قائمة المطعم أو المقهى بصيغة PDF أو صور
- قائمة أسعار الخدمات الإضافية (نقل، جولة، غسيل)
- أين تم ركن سيارة الضيف (إن كنت تركن السيارات)
معلومات عن المنطقة المحيطة
- خريطة المنطقة مع المتاجر والصيدليات والمطاعم المحددة
- توصيات الدليل حول المعالم السياحية
- جدول الحافلات أو وسائل النقل الأخرى
- نصائح حول أين تشتري المنتجات والهدايا التذكارية
لمدارس السياحة
أضف جدول الفصول، قواعس السلوك على الماء أو المنحدر، قائمة المعدات اللازمة، خريطة المسارات، جهات اتصال المدرب.
الصيغ والأدوات
ملف PDF
الخيار الأبسط. تنشئ مستنداً في Word أو Google Docs، وتصدره إلى PDF وتحمله على الخادم. يحمل الضيف الملف أو يفتحه في المتصفح. العيب: يصعب التحديث إذا تغير الجدول أو القائمة.
صفحة ويب أو موقع صغير
تنشئ صفحة بسيطة بصيغة HTML أو تستخدم منشئ مثل Tilda أو Wix أو Google Sites. يمكنك تغيير المعلومات بسرعة وإضافة صور. يفتح الضيف الرابط في المتصفح.
Google Drive أو Yandex.Disk
تنشئ مجلداً يحتوي على مستندات وصور وقوائم. تعطي الضيف رابط الوصول المشترك. بسيط، لكنه يبدو أقل احترافية.
تطبيق لإدارة معلومات الضيف
هناك خدمات متخصصة تنشئ دليل الضيف الرقمي لك. عادة ما تتكامل مع نظام إدارة الفندق وترسل تلقائياً رابطاً للضيف عند الحجز.
كيفية تنظيم العملية
1. اجمع جميع المعلومات
اطلب من كل قسم قائمة بما يحتاج الضيوف إلى معرفته. سيخبرك المسؤول عن وقت الوصول، واطلب من الشيف قائمة الطعام، واطلب من المديرة معلومات عن قواعس استخدام الغرفة.
2. نظم حسب الأقسام
افصل بين الضروري (جهات الاتصال والقواعس) والمفيد (التوصيات والمعالم السياحية). يجب أن يكون الضروري في البداية.
3. اختر طريقة تسليم واحدة أو طريقتين
إذا كان لديك دار ضيافة صغيرة، فإن رمز الاستجابة السريعة على الجدار يكفي. إذا كان لديك فندق متوسط، أضف إرسال الرابط عبر رسالة نصية عند الوصول. بالنسبة للمنشآت الكبيرة، يمكنك استخدام تطبيق.
4. درب الموظفين
يجب أن يعرف المسؤولون كيفية إرسال الرابط وشرح للضيف ما يوجد هناك. يجب أن يكون الموظف المناوب قادراً على المساعدة إذا لم يتمكن الضيف من فتح الملف.
أمثلة على العبارات:
- "في المجلد جميع المعلومات عن الفندق والقائمة وجهات اتصالنا وخريطة المنطقة".
- "افتح الرابط، هناك كل ما قد تحتاجه".
- "إذا لم ينفتح شيء، اتصل بنا، سنساعدك".
5. اختبر قبل الإطلاق
افتح المجلد من هواتف وإنترنت مختلفة. تحقق من أن جميع الروابط تعمل، والصور تُحمل، والنص قابل للقراءة على شاشة صغيرة.
حدث المعلومات
إذا اخترت PDF، غيره في كل مرة يتغير الجدول أو القائمة. يجب أن يكون تاريخ التحديث مرئياً على الصفحة الأولى.
إذا كانت صفحة ويب، حدث المعلومات على الفور. الضيوف لا يحتاجون إلى معلومات قديمة.
تحقق من جهات الاتصال وأرقام الهاتف مرتين في السنة.
الفوائد لعملك
يوفر دليل الضيف الرقمي أموالك على الطباعة والورق. يجد الضيف المعلومات بسرعة أكبر ويتصل بالإدارة بشكل أقل. تبدو أكثر حداثة واحترافية. المعلومات دائماً محدثة، لا داعي للقلق بشأن حصول الضيف على قائمة قديمة.
بناءً على تجربة أصحاب الفنادق الصغيرة، بعد إدخال دليل الضيف الرقمي، ينخفض عدد الأسئلة الموجهة للموظفين بنسبة 20 إلى 30 في المائة. هذه قاعدة عامة وليست رقماً دقيقاً.
ابدأ بشيء صغير
لا تحتاج إلى صنع مجلد مثالي يحتوي على كل شيء في البداية. ابدأ برمز استجابة سريعة يؤدي إلى صفحة ويب واحدة تحتوي على جهات الاتصال والقواعس والقائمة. ثم أضف الخريطة والتوصيات والجدول.
إذا كنت تستخدم نظام إدارة دار الضيافة، تحقق مما إذا كانت هناك وظيفة مدمجة لإرسال معلومات للضيف. العديد من الأنظمة تفعل ذلك بالفعل.
لأتمتة إرسال الروابط عند الوصول، يمكنك استخدام Xplai. إنه مساعد ذكي للفنادق ودور الضيافة يرد على الضيوف في الدردشة والتطبيقات والمراسلة ويمكنه إرسال المعلومات إليهم على شكل رابط إلى المجلد.
