Savarankiško įsiregistravimo instrukcija: ką parašyti svečiams

Kaip parengti aiškią savarankiško įsiregistravimo instrukciją, kad svečiai ją perskaitytų ir vykdytų be klausimų.

Kodėl svečiai neskaito instrukcijų

Pirmoji problema: dauguma svečių apskritai neatidaro ilgų dokumentų. Antroji: jei savarankiško įsiregistravimo instrukcija parašyta sudėtingai arba atrodo kaip teksto siena, jos praleidiama. Trečioji: svečiai skuba ir nori greitai patekti į kambarį.

Sprendimas paprastas. Instrukcija turi būti trumpa, vizualiai padalinta į žingsnius ir parašyta taip, kaip kalba paprastas žmogus. Ne kaip oficialus dokumentas, o kaip patarimas nuo draugo.

Struktūra, kuri veikia

Padalinkite instrukciją į tris dalis: ką reikia žinoti prieš atvykstant, kaip patekti į apartamentus, ką daryti iš karto po įėjimo.

Kiekviena dalis turi turėti ne daugiau kaip penkis punktus. Naudokite numeravimą arba žymeklius. Vienas punktas - vienas veiksmas. Jei punktas užima daugiau nei dvi eilutes, padalinkite jį į du.

Pirmoji dalis: prieš atvykstant

Pranešykite svečiui, kada prasideda ir kada baigiasi registracija. Parašykite tikslų laiką, ne "nuo 14 valandos". Parašykite "registracija nuo 14:00 iki 23:00".

Nurodykite, kaip svečias gaus prieigą. Variantai: kodas nuo įėjimo durų, raktas specialioje dėžutėje, nuoroda į programą, vadybininko telefono numeris. Pasirinkite vieną būdą ir aprašykite jį aiškiai.

Parašykite, ką daryti, jei svečias atvyksta anksčiau arba vėliau. Pavyzdžiui: "Jei atvykstate iki 14:00, palikite daiktus vestibiulyje. Jei atvykstate po 23:00, paskambinkite numeriu +7-XXX-XXX-XX-XX".

Nurodykite, kur pastatyti automobilį, jei tai svarbu. Parkavimo vietos adresas, vietos numeris, jei rezervuota.

Aprašykite, kaip rasti namą ar apartamentus. Neparašykite "šalia metro stoties". Parašykite "iš metro stoties "Raudonosios vartai" išėjimu, Čistoprudnio bulvaru eikite tiesiai 150 metrų, namas kairėje, numeris 12".

Antroji dalis: įėjimas į apartamentus

Jei naudojate kodą nuo durų, parašykite taip: "Įveskite kodą 1234 į skydelį dešinėje nuo įėjimo durų. Kodas veikia nuo 14:00 iki 23:00. Jei kodas neveikia, paskambinkite numeriu +7-XXX-XXX-XX-XX".

Jei raktas dėžutėje, aprašykite, kur tiksliai ta dėžutė yra: "Dėžutė su raktu kabo dešinėje nuo įėjimo durų, po lentelele su numeriu 5. Dėžutės atidarymo kodas: 5678. Dėžutėje du raktai: nuo įėjimo durų ir nuo buto".

Jei svečias gauna raktą iš kaimyno ar administratoriaus, parašykite kontaktą ir laiką, kada tai įmanoma.

Pridėkite nuotrauką įėjimo durų, kodo skydelio ar dėžutės su raktu. Svečias iš karto atpažins reikalingą vietą.

Trečioji dalis: pirmieji veiksmai apartamentuose

Aprašykite, kur yra pagrindiniai daiktai: jungikliai, kondicionierius, vandens šildytuvas, skaitikliai. Neparašykite tiesiog "jungiklis koridoriuje". Parašykite "šviesos jungiklis koridoriuje kairėje nuo įėjimo durų, 120 cm aukštyje".

Nurodykite Wi-Fi slaptažodį. Parašykite jį atskirai, didžiosiomis raidėmis. Svečias bus ieškoti būtent šios informacijos.

Aprašykite, kaip įjungti šildymą ar kondicionierių, jei tai nėra akivaizdu. Jei tai sudėtinga sistema, nufilmuokite 30-60 sekundžių vaizdo įrašą.

Parašykite, ką daryti ekstremalioje situacijoje: jei nėra vandens, jei neveikia elektra, jei sulaužytos durys. Nurodykite telefono numerį ir laiką, kada galima paskambinti.

Nurodykite išregistravimo laiką. Parašykite "išregistravimas iki 11:00" arba "iki 12:00". Pridėkite, ką daryti su raktais: palikti dėžutėje, pašto dėžutėje, atiduoti kaimynui.

Formatas, kurį skaitytų svečiai

Rašykite trumpais sakiniais. Viena idėja - vienas sakinys.

Naudokite žymeklius ir numeravimą. Tekstą, padalintą į dalis, skaitytų du kartus noriau.

Padidinkite šriftą. Mažiausiai 14 punktų, jei tai dokumentas. Jei tai žinutė chate, naudokite eilučių pertrūkius.

Paryškinkite svarbų: kodus, telefono numerius, registravimo laiką. Naudokite paryškintą tekstą arba DIDŽIĄSIAS RAIDES.

Pridėkite nuotraukas. Nuotrauka įėjimo durų, kodo skydelio, raktų dėžutėje, šviesos jungiklio. Viena nuotrauka verta tūkstančio žodžių.

Patikrinimas prieš siuntimą

Perskaityti šią instrukciją savimi. Pabandykite patekti į apartamentus, naudodami tik tai, ką parašėte. Jei jūs negalėjote, svečias taip pat negalės.

Prašykite draugo ar kolegos perskaityti instrukciją. Jei jie ko nors nesupranta, perrašykite.

Siųskite instrukciją svečiui dieną prieš atvykimą, o ne atvykimo dieną. Svečias turės laiko perskaityti ir užduoti klausimus.

Siųskite ją trimis būdais: el. pašto laiške, SMS arba žinute, ir svetainėje asmeninėje kabinoje. Taip svečias tikrai ras.

Kur saugoti instrukciją

Saugokite instrukciją PDF ir nuotraukos formatu. Siųskite PDF per el. paštą, nuotrauką per žiniatinklio programą.

Šią instrukciją patalpinkite svetainėje, skyriuje "Kaip registruotis". Svečias gali ją atidaryti iš telefono tiesiai prieš įėjimą.

Kabinkite sutrumpintą versiją apartamentuose. Ant šaldytuvo ar prie durų. Svečias ras atsakymą, jei pamiršo, kaip įjungti šviesą.

Atnaujinkite instrukciją, jei kas nors pasikeičia. Jei pakeičiate kodą nuo durų, atnaujinkite visur.

Frazių pavyzdžiai instrukcijai

"Kodas nuo įėjimo durų: 1234. Įveskite jį į skydelį dešinėje nuo durų".

"Raktas nuo buto dėžutėje po lentelele 5. Dėžutės kodas: 5678".

"Wi-Fi tinklas: GuestApart. Slaptažodis: Summer2024".

"Jei kas nors sulaužyta, paskambinkite Ivanui numeriu +7-900-123-45-67. Jis atsakys nuo 8:00 iki 22:00".

"Išregistravimas iki 11:00. Palikite raktus dėžutėje arba atiduokite kaimynui į 3 butą".

Rezultatas

Gera savarankiško įsiregistravimo instrukcija sutaupo laiką jums ir svečiams. Svečiai atvyksta ramiau, mažiau skambina su klausimais, rečiau laužo duris ir skydelius.

Rašykite trumpiau, pridėkite nuotraukas, patikrinkite patys. Siųskite instrukciją iš anksto. Svečias perskaitys, jei tekstas aiškus ir padalintas į dalis.

Jei turite daug apartamentų ir svečių, apsvarstykite galimybę naudoti specializuotus įrankius. Pavyzdžiui, Xplai yra dirbtinio intelekto asistentas viešbučiams ir apartamentams, kuris atsakinėja svečiams jų kalba chate ir žiniatinklio programose ir perduoda prašymus personalui kaip užduotis.