Self Check-in Anleitung Ferienwohnung: Was Sie Ihren Gästen schreiben sollten

Wie Sie eine verständliche Self Check-in Anleitung Ferienwohnung verfassen, damit Gäste sie lesen und ohne Fragen umsetzen.

Warum Gäste Anleitungen nicht lesen

Erstes Problem: Die meisten Gäste öffnen lange Dokumente gar nicht erst. Zweites Problem: Wenn die Self Check-in Anleitung Ferienwohnung kompliziert geschrieben oder wie eine Textwand aussieht, wird sie übersprungen. Drittes Problem: Gäste sind in Eile und wollen schnell ins Zimmer.

Die Lösung ist einfach. Die Anleitung sollte kurz sein, visuell in Schritte unterteilt und so geschrieben, wie normale Menschen sprechen. Nicht wie ein offizielles Dokument, sondern wie ein Rat von einem Freund.

Struktur, die funktioniert

Teilen Sie die Anleitung in drei Teile auf: was man vor der Ankunft wissen muss, wie man in die Ferienwohnung kommt und was man direkt nach dem Eintreten tut.

Jeder Teil sollte nicht mehr als fünf Punkte haben. Verwenden Sie Nummern oder Aufzählungszeichen. Ein Punkt ist eine Aktion. Wenn ein Punkt mehr als zwei Zeilen braucht, teilen Sie ihn in zwei auf.

Teil eins: vor der Ankunft

Teilen Sie dem Gast mit, wann das Einchecken beginnt und wann es endet. Schreiben Sie die genaue Zeit auf, nicht "ab 14 Uhr". Schreiben Sie "Einchecken von 14:00 bis 23:00".

Geben Sie an, wie der Gast Zugang erhält. Optionen: Code für die Eingangstür, Schlüssel in einer speziellen Box, Link zu einer App, Telefonnummer für den Kontakt mit dem Verwalter. Wählen Sie eine Methode und beschreiben Sie sie deutlich.

Schreiben Sie auf, was zu tun ist, wenn der Gast früher oder später ankommt. Zum Beispiel: "Wenn Sie vor 14:00 ankommen, lassen Sie Ihre Sachen in der Lobby. Wenn Sie nach 23:00 ankommen, rufen Sie +7-XXX-XXX-XX-XX an".

Geben Sie an, wo man parken kann, falls das wichtig ist. Adresse des Parkplatzes, Platz-Nummer, falls reserviert.

Beschreiben Sie, wie man das Haus oder die Ferienwohnung findet. Schreiben Sie nicht "in der Nähe der U-Bahn-Station". Schreiben Sie "Ausgang U-Bahn 'Rote Tore', gehen Sie die Straße Chistoprudnyy Boulevard geradeaus 150 Meter, das Haus ist links, Nummer 12".

Teil zwei: Eintritt in die Ferienwohnung

Wenn Sie einen Code für die Tür verwenden, schreiben Sie so: "Geben Sie den Code 1234 in das Panel rechts neben der Eingangstür ein. Der Code funktioniert von 14:00 bis 23:00. Wenn der Code nicht funktioniert, rufen Sie +7-XXX-XXX-XX-XX an".

Wenn der Schlüssel in einer Box ist, beschreiben Sie genau, wo diese Box sich befindet: "Die Box mit dem Schlüssel hängt rechts neben der Eingangstür, unter dem Schild mit Nummer 5. Code zum Öffnen der Box: 5678. In der Box sind zwei Schlüssel: für die Eingangstür und für die Wohnung".

Wenn der Gast den Schlüssel von einem Nachbarn oder Verwalter erhält, geben Sie den Kontakt und die Zeit an, wann das möglich ist.

Fügen Sie ein Foto der Eingangstür, des Code-Panels oder der Box mit dem Schlüssel hinzu. Der Gast erkennt die richtige Stelle sofort.

Teil drei: erste Schritte in der Ferienwohnung

Beschreiben Sie, wo sich die wichtigsten Dinge befinden: Lichtschalter, Klimaanlage, Boiler, Zähler. Schreiben Sie nicht einfach "Schalter im Flur". Schreiben Sie "Lichtschalter im Flur links neben der Eingangstür, auf einer Höhe von 120 cm".

Geben Sie das Wi-Fi-Passwort an. Schreiben Sie es separat in großen Buchstaben. Der Gast wird genau nach dieser Information suchen.

Beschreiben Sie, wie man die Heizung oder Klimaanlage einschaltet, falls das nicht offensichtlich ist. Wenn es ein komplexes System ist, nehmen Sie ein Video von 30-60 Sekunden auf.

Schreiben Sie auf, was bei einem Notfall zu tun ist: wenn es kein Wasser gibt, wenn der Strom ausfällt, wenn die Tür kaputt ist. Geben Sie eine Telefonnummer und die Zeit an, wann man anrufen kann.

Geben Sie die Checkout-Zeit an. Schreiben Sie "Auschecken bis 11:00" oder "bis 12:00". Fügen Sie hinzu, was mit den Schlüsseln zu tun ist: in der Box lassen, im Briefkasten, dem Nachbarn geben.

Format, das Gäste lesen

Schreiben Sie in kurzen Sätzen. Eine Idee ist ein Satz.

Verwenden Sie Aufzählungszeichen und Nummern. Text, der in Teile unterteilt ist, wird doppelt so gerne gelesen.

Machen Sie die Schrift größer. Mindestens 14 Punkte, wenn es ein Dokument ist. Wenn es eine Nachricht im Chat ist, verwenden Sie Zeilenumbrüche.

Heben Sie Wichtiges hervor: Codes, Telefonnummern, Check-in-Zeit. Verwenden Sie Fettdruck oder GROSSBUCHSTABEN.

Fügen Sie Fotos hinzu. Fotos der Eingangstür, des Code-Panels, der Schlüssel in der Box, des Lichtschalters. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

Überprüfung vor dem Versand

Lesen Sie diese Anleitung selbst durch. Versuchen Sie, die Ferienwohnung nur mit dem zu betreten, was Sie geschrieben haben. Wenn Sie es nicht konnten, kann der Gast es auch nicht.

Bitten Sie einen Freund oder Kollegen, die Anleitung zu lesen. Wenn sie etwas nicht verstanden haben, überarbeiten Sie es.

Senden Sie die Anleitung einen Tag vor der Ankunft, nicht am Ankunftstag. Der Gast hat Zeit zu lesen und Fragen zu stellen.

Senden Sie sie auf drei Wegen: per E-Mail, per SMS oder Messenger und auf der Website im Kundenkonto. So findet der Gast sie bestimmt.

Wo Sie die Anleitung speichern

Speichern Sie die Anleitung als PDF und Bild. Senden Sie das PDF per E-Mail, das Bild im Messenger.

Platzieren Sie die Anleitung auf Ihrer Website im Bereich "Wie man eincheckt". Der Gast kann sie direkt vor der Eingangstür von seinem Telefon öffnen.

Hängen Sie eine Kurzversion in der Ferienwohnung auf. Am Kühlschrank oder an der Tür. Der Gast findet eine Antwort, wenn er vergessen hat, wie man das Licht anmacht.

Aktualisieren Sie die Anleitung, wenn sich etwas ändert. Wenn Sie den Code der Eingangstür geändert haben, aktualisieren Sie überall.

Beispielsätze für die Anleitung

"Code für die Eingangstür: 1234. Geben Sie ihn in das Panel rechts neben der Tür ein".

"Schlüssel zur Wohnung in der Box unter Schild 5. Box-Code: 5678".

"Wi-Fi-Netzwerk: GuestApart. Passwort: Summer2024".

"Wenn etwas kaputt ist, rufen Sie Ivan unter +7-900-123-45-67 an. Er antwortet von 8:00 bis 22:00".

"Auschecken bis 11:00. Lassen Sie die Schlüssel in der Box oder geben Sie sie dem Nachbarn in Wohnung 3".

Fazit

Eine gute Self Check-in Anleitung Ferienwohnung spart Ihnen und Ihren Gästen Zeit. Gäste kommen entspannter an, rufen weniger mit Fragen an und beschädigen seltener Türen und Panels.

Schreiben Sie kürzer, fügen Sie Fotos hinzu, überprüfen Sie selbst. Senden Sie die Anleitung im Voraus. Der Gast wird sie lesen, wenn der Text verständlich und in Teile unterteilt ist.

Wenn Sie viele Ferienwohnungen und Gäste haben, ziehen Sie spezialisierte Tools in Betracht. Zum Beispiel ist Xplai ein KI-Assistent für Hotels und Ferienwohnungen, der Gäste in ihrem eigenen Idiom im Chat und in Messengern antwortet und Anfragen an das Personal als Aufgaben weiterleitet.