Registracija į kaitavimo mokyklą internete: kaitavimo mokyklos registracijos sistema, kuri nepraras nė vieno mokinio

Kaip organizuoti registraciją į kaitavimo mokyklą internete, kad neprarastumėte paraiškų ir mokinių. Įrankiai, procesai ir kontrolinis sąrašas.

Kodėl kaitavimo mokyklos registracijos sistema internete yra kritiškai svarbi

Kaitavimo mokyklos gauna paraiškų iš skirtingų vietų: per žinutes, el. paštą, skambučius, svetainę. Jei nėra vieningos kaitavimo mokyklos registracijos sistemos, paraiškos prarandamos, mokiniai eina pas konkurentus, o pajamos krenta. Registracija į kaitavimo mokyklą internete - tai ne prabanga, o būtinybė bet kuriai mokyklai, kuri nori augti.

Problema paprasta: potencialus mokinys parašė "Telegram", bet žinutė prarado pradžią, arba atsakėte per vėlai. Rezultatas: jis registravosi į kitą mokyklą. Arba paraiška atėjo el. paštu, bet nuo kurio nors nebuvo patikrinta tris dienas. Tokios situacijos brangiai kainuoja.

Pasirinkite vieną kanalą kaip pagrindinį

Nereikia būti visur. Pasirinkite vieną kanalą, kuriame tikrai greitai atsakysite. Tai gali būti:

• Telegram arba WhatsApp. Žmonės nuolat tikrina žinutes.
• Forma svetainėje su pranešimu el. paštu ir žinutėje vienu metu.
• Paprastas Google formas su automatiniu atsakymu.

Būtinai nurodykite šį kanalą visuose kontaktų taškuose: svetainė, Instagram, skelbimai, vizitinės kortelės. Parašykite: "Registruokitės į mokyklą per Telegram, atsakysime per 30 minučių".

Tai veikia geriau nei prašyti žmonių pasirinkti iš penkių ryšio būdų.

Sukurkite paprastą paraiškų priėmimo procesą

Kai paraiška atėjo, reikia veikti pagal kontrolinį sąrašą. Tai užtruks dvi minutes, bet jus gelbės nuo nuostolių.

Žingsnis 1: Iš karto atsakykite automatiniu pranešimu arba rankiniu būdu.

Pavyzdžio tekstas: "Ačiū už paraiškę. Mes gavome jūsų žinutę ir susisiekime su jumis per valandą. Mūsų darbo valandos: 9-18 pagal vietinį laiką".

Žingsnis 2: Surinkite informaciją vienoje vietoje.

Paprašykite:

• Vardas ir telefono numeris.
• Parengties lygis: pradedantysis, tęsiantysis, pažangus.
• Kada nori pradėti: data ir laikas.
• Ar turi savo kaitą ir lentą, ar reikalinga nuoma.

Žingsnis 3: Perkelkite duomenis į lentelę arba CRM.

Tai gali būti paprastas Google lentelės arba Excel. Pridėkite stulpelius: vardas, telefonas, lygis, pirmojo užsiėmimo data, būsena (nauja paraiška, apdorojama, registruota, atsisakyta), atsakymo data.

Žingsnis 4: Paskirtkite atsakingą asmenį.

Vienas žmogus atsakingas už visas paraiškos kiekvieną dieną. Tai gali būti administratorius, instruktorius arba savininkas. Svarbu, kad tai būtų vienas žmogus, o ne "kas nors iš mūsų".

Nustatykite atsakymo laiką ir jį laikykitės

Pažadėkite realistišką laiką. Jei dirbate 9-18, nepažadėkite atsakymo per 15 minučių 20:00.

Optimalūs terminai:

• Darbo metu: atsakymas per 30 minučių iki vienos valandos.
• Vakare ir savaitgaliais: atsakymas kitą darbo dieną ryte.

Kuo greičiau atsakysite, tuo didesnė tikimybė, kad mokinys liks. Jei laukia tris valandas, gali registruotis į kitą mokyklą.

Nustatykite priminimą telefone arba kalendoriuje: kiekvieną dieną 9:00 patikrinti naujas paraiškos.

Pasiūlykite kelis tvarkaraščio variantus

Jei turite grupes skirtingu laiku, pasiūlykite pasirinkimą:

"Mūsų grupės: pirmadienis ir trečiadienis 10:00, antradienis ir ketvirtadienis 15:00, šeštadienis 9:00 ir 14:00. Koks laikas jums tinka?"

Tai pagreitins susitarimą ir sumažins susirašinėjimų skaičių.

Jei grupės pilnos, būkite nuoširūs: "Artimiausias pradžios laikas birželio 15 pradedančiųjų grupėje. Norite, kad jus nuo pranešime, jei anksčiau atsilaisvins vieta?"

Patvirtinkite registraciją ir siųskite išsamią informaciją

Kai mokinys sutiko, siųskite jam:

• Tikslų mokyklos adresą ir susitikimo vietą.
• Pirmojo užsiėmimo pradžios laiką ir trukmę.
• Ką paimti: rankšluostį, saulagrindį, jei reikalinga.
• Kas įtraukta į kainą: instruktorius, įranga, draudimas.
• Instruktoriaus, kuris vedės pirmąjį užsiėmimą, numerį.
• Mokėjimo būdą: grynaisiais, kortele, išankstinis mokėjimas.

Siųskite šią žinutę dieną prieš užsiėmimą ir valandą prieš pradžią. Tai sumažins vėlavimų ir nedalyvavimo skaičių.

Pavyzdžio žinutė: "Rytoj 10:00 jus sutiks Ignas paplūdimyje prie raudono ženklo. Pirmasis užsiėmimas trunka dvi valandas. Paimkite rankšluostį ir vandenį. Igno numeris: +370-6XX-XXXXX. Jei kas pasikeitė, parašykite mums".

Sekite kiekvienos paraiškos būseną

Lentelėje pridėkite būsenas ir atnaujinkite jas kiekvieną dieną:

• Nauja paraiška: atėjo, bet neapdorota.
• Atsakyta: pasiūlėme laiką.
• Sutarta: mokinys pasirinkjo laiką ir sumokėjo arba pažadėjo sumokėti.
• Registruota: mokinys atėjo į pirmąjį užsiėmimą.
• Atsisakyta: mokinys neatsakė arba atsisakė.
• Nuostolis: paraiška praradus, reikia grįžti prie jos.

Kiekvieną dieną žiūrėkite "naujas" ir "atsakyta" paraiškos. Jei paraiška daugiau nei suetą "atsakyta" būsenoje, paskambinkite mokiniui: "Sveikas, tai Kaitavimo mokykla. Jūs domėjotės užsiėmimais. Šeštadienis 14:00 jums tinka?".

Naudokite priminimus

Pridėkite į kalendorių arba žinutės botą automatinius priminimus:

• Dieną prieš užsiėmimą: "Rytoj jūsų pirmasis užsiėmimas 10:00. Patvirtinkite, kad ateisite".
• Valandą prieš užsiėmimą: "Mes jus laukiame per valandą paplūdimyje".

Tai sumažins nedalyvavimą 20-30 procentų. Tai ne išduota taisyklė, tai dirbtuvių praktika.

Analizuokite, kas prarandama

Kiekvieną savaitę žiūrėkite į lentelę ir ieškokite siaurų vietų:

• Kiek paraiškų atėjo.
• Kiek atsakėte per valandą.
• Kiek sutarėte laiką.
• Kiek tikrai atėjo.
• Kiek praradote ir kodėl.

Jei iš 10 paraiškų registravosi tik 3, problema yra procese. Gali būti, atsakote per ilgai, arba laiko pasiūlymas nepalankus, arba kaina per aukšta.

Užrašykite išvadą: ką keisti kitą savaitę.

Apmokyti komandą

Parodykite kiekvienam instruktoriui ir administratoriui:

• Kur saugojamos paraiškos.
• Kaip greitai atsakyti naujam mokiniui.
• Kokią informaciją rinkti.
• Kaip patvirtinti registraciją.

Duokite jiems paruoštus žinutės tekstus, kad jie negriebtų kiekvieną kartą iš naujo. Tai sutaupo laiką ir daro atsakus vienodais.

Automatizavimo įrankiai

Jei paraiškos daugiau nei 10 per dieną, pagalvokite apie įrankius:

• Google formos su automatiniu atsakymu. Nemokamai, paprastai, veikia.
• Telegram botas. Renka duomenis, siunčia automatinius atsakus, jus perspėja.
• Paprasta CRM: Airtable, Pipedrive, Bitrix24. Mokamai, bet sutaupo laiką.

Nereikia sudėtingo: svarbu, kad paraiška neprarastų ir jūs greitai atsakytumėte.

Dėl atsakymų automatizavimo dažnai užduodamiems klausimams galite naudoti Xplai. Tai AI-asistentas mokykloms ir turizmo verslo, kuris atsakinėja svečiams žinutėse jų kalba ir perduoda paraiškos darbuotojams kaip užduotys.

Kontrolinis sąrašas paleidimui

• Pasirinkite vieną pagrindinį paraiškų kanalą.
• Sukurkite lentelę paraiškų apskaitai.
• Parašykite tris paruoštus pranešimus: automatinius atsakus, laiko pasiūlymą, patvirtinimą.
• Paskirtkite atsakingą paraiškoms.
• Nustatykite atsakymo terminus: 30 minučių dieną, valandą vakare.
• Pridėkite priminimus dieną ir valandą prieš užsiėmimą.
• Apmokyti komandą procesui.
• Kitą savaitę analizuokite rezultatus.

Tai veikia. Mokyklos, kurios įgyvendino tokią kaitavimo mokyklos registracijos sistemą, praranda 50 procentų mažiau paraiškų ir registruoja 30 procentų daugiau mokinių.